Hyvä jäsen,

​

tutustuthan oheiseen tiedotukseen tietosuoja-asetuksesta.  Pyydämme lähettämään suostumuksen sähköpostitse koohoor1986@gmail.com sähköpostiosoitteen ja puhelinnumerotiedon tallentamiseen. Alaikäisten lasten puolesta huoltaja voi tehdä tämän päätöksen. Kaikki saman perheen Kanta-Hämeen Ratsastajien jäsenten vastaukset voi laittaa samaan viestiin. 

 

Huomioithan, että jäsenrekisterissä kilpailulupia hankittaessa on oltava tallennettuna henkilötunnnus, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Ilmoita myös, mikäli suostut sähköpostin tallentamisen jäsenrekisterin lisäksi myös K-HR:n omalle sähköpostilistalle. Osoitteita käytämme ainoastaan seuran asioista tiedottamiseen.

​

​

​

​

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 (GDPR) soveltaminen alkaa 25.5.2018. Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on parantaa EU-kansalaisten henkilötietojen suojaa. Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, ikä, puhelinnumero ja osoite. Henkilörekisterejä taas ovat kaikki listat ja muut materiaalit, joissa tällaisia henkilötietoja esiintyy.

 

Tietosuoja-asetus vaatii SRL:lta ja jäsenseuroilta rekisterinpitäjinä ja tietojen käsittelijöinä sitä, että laadimme henkilötietolain mukaisesti rekistereistämme tietosuoja- ja rekisteriselosteet ja noudatamme niitä tarkasti.

 

Henkilötietoja kerätään jäseniltä ja toimintaan osallistuvilta. Käyttötarkoitus on määriteltävä ennen tiedon keräämistä ja tietoa voidaan kerätä vain, jos tiedon käytöllä on liiton ja seuran toimintaan perustuva syy.

 

Sense-jäsenrekisteri

​

GDPR velvoittaa sopimaan kirjallisesti henkilötietojen käsittelystä tilanteissa, joissa yhteisö toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä ja yhteisö käsittelee henkilötietoja. Rekistereiden pitämiseen pitää olla laillinen peruste.

 

SRL:n jäsenseurat keräävät henkilötietoja jäsenistään ja ylläpitävät jäsenrekisteriä. SRL hallinnoi rekisteriä ja käyttää rekisterin tietoja itsenäisesti. SRL ja sen jäsenseurat ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Koska jäsenseurat vastaavat tietojen keräämisestä, niillä on ilmoitusvelvollisuus omille jäsenilleen. Jäsenrekisterissä tiedot säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on seuran jäsen.

 

Uuden asetuksen mukaisesti tietojen käsittely tulee rajoittaa ainoastaan niille henkilöille, joilla on siihen perusteltu syy. Henkilötietoja saa siis käsitellä ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka ovat tehneet sopimuksen henkilötietojen käsittelystä ja jonka toimenkuvassa tietojen käsittely on tarpeellista (jäsensihteeri). Kanta-Hämeen Ratsastajissa jäsensihteeri on Anu Immonen.

 

Laillinen peruste rekisterin pitämiseen

​

Jäsenrekisterin laillinen peruste on yhdistyslain noudattaminen jäsenen nimen ja kotipaikan osalta. SRL:n osalta laillinen peruste on jäsenetuna oleva vakuutusturva, Hippos-lehden lähettäminen, merkkisuoritusten kirjaaminen, toimihenkilöoikeudet ja jäsenten osallistuminen kilpailuihin.

On huomioitava, että sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron keräämiseen vaaditaan henkilökohtainen suostumus.

Kilpailut

​

Kilpailujärjestäjä kerää Kipan kautta jokaista kilpailua varten osallistujarekisterin, johon tulee nimi, seura ja jäsennumero. Näiden tietojen käsittelyn laillinen peruste on sopimus (osallistuminen kilpailuun). Kilpailutulokset ja rankingpisteet ovat julkisia ja voidaan julkaista mediassa. SRL vastaa osallistujarekisteristä, kun ilmoittautumiset tehdään Kipan kautta.

Osallistujarekisterit ja ranking- ja valiomerkkipisteet säilytetään ikuisesti, koska kyseessä on kilpailuhistorian dokumentoinnista.

 

Jäsenrekisteristä siirtyvät Kipaan ne kilpailijat, jotka ovat maksaneet lisenssin (historia jää tulosten myötä). Toimihenkilöistä siirtyvät jäsennumero, nimi, osoite, puhelin ja sähköposti sekä oikeudet ja oikeuksien loppupäivämäärä. Kilpailijalta siirtyy tietona henkilötiedot, yhteystiedot, syntymäaika, lisenssityyppi, maksupäivämäärä ja seura. Lisäksi kilpailija täydentää Kipassa tilinumeron palkintoja ja palautuksia varten, saajan nimi ja hänen HETU/LY-tunnus. Mahdolliset rangaistukset kirjataan Kipaan. Kisaa järjestävä taho näkee kilpailijasta vain nimen, jäsennumeron ja seuran. Toimihenkilö valitaan nimen perusteella ja samassa yhteydessä näkyy toimihenkilön jäsennumero.

 

Ilmoitusvelvollisuus jäsenille ja jäsenten oikeudet

​

Seura saa kerätä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ja tarpeellisia käsittelytarkoituksen kannalta. Toisin sanoen kaikella kerätyllä tiedolla tulee olla käyttötarkoitus ja tämä tulee kertoa etukäteen julkaistussa tietosuojaselosteessa. Mikäli tiedon kerääminen ei perustu lakiin, sopimukseen, julkiseen etuun tai sääntöihin, tarvitaan henkilöltä suostumus tietojen keräämiseksi. Suostumus tulee aina pyytää kirjallisesti.

 

Henkilötietojen osalta rekisteröidylle jäsenelle tulee ilmoittaa, mitä tietoja kerätään, mihin käyttötarkoitukseen tietoja kerätään, mihin tietoja luovutetaan ja kauanko tietoja säilytetään.

 

Rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus vaatia tietojaan korjattavaksi, mikäli niissä on virhe.

 

Tietosuoja-asetuksen yksi tavoitteista on, että henkilö pääsee omiin tietoihin entistä helpommin sekä hänellä on mahdollisuus tulla unohdetuksi. Rekisteröidyllä on oikeus esittää tietopyyntö siitä, mitä henkilötietoja hänestä on kerätty. Tähän tietoon tulee vastata 30 päivän sisällä. Tämä tarkoittaa sitä, että seuran pitää pystyä tarvittaessa antamaan henkilölle tiedot siitä, mitä tietoja hänestä on kerätty ja miten tietoa on käsitelty. Henkilö voi myös pyytää halutessaan, että hänen tietonsa poistetaan. Tämä tarkoittaa ennen kaikkea sellaista tietoa, mihin on pyydetty erillinen suostumus. Henkilö ei voi pyytää rekisterinpitäjää poistamaan tietoja, joilla on Henkilötietoasetuksen mukainen peruste. Mikäli henkilötietojen käsittely pohjautuu jäsenen suostumukseen (esim. sähköpostiosoite), jäsenellä on oikeus peruuttaa suostumus, jolloin tiedot tulee tuhota suostumuksen alaisen tiedon osalta.